Transport & Mobility Leuven houdt een hoge ethische standaard aan voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar werkzaamheden. Ze stemt haar werking af op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of in het Engels, General Data Protection Regulation (GDPR), en andere toepasselijke wetgeving.
De wijze waarop TML uw persoonsgegevens verwerkt, wordt toegelicht in de privacyverklaring zoals hieronder wordt uiteengezet.
1. Wanneer en voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?
Transport & Mobility Leuven NV (TML) is een onafhankelijk onderzoeksbureau en werkt voortdurend aan een veelheid van verschillende projecten. Dat betekent dat wij eerst en vooral gegevens verwerken op permanente basis en op generieke wijze, in functie van de algemene werking van ons bedrijf. Dat zijn bijvoorbeeld ons klanten- en leveranciersbeheer en het beheer van een contactlijst voor onze communicatie- en marketingactiviteiten die voornamelijk gericht zijn op een transparante informatieverspreiding naar onze diverse stakeholders. Daarnaast doen wij ook aan specifieke, projectgebonden gegevensverzameling die verschilt afhankelijk van de aard en het doel van het project. Beide categorieën worden hierna verder toegelicht.
2. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?
2.1 Gegevens die verzameld en verwerkt worden voor het algemeen beheer en de marketing- en communicatiedoeleinden van TML
2.1.1. Contactlijst van onze klanten en leveranciers voor het gebruikelijke klanten- en leveranciersbeheer
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze leveranciers (inclusief onderaannemers en personen die banden hebben met onze leveranciers en onderaannemers) om diensten te kunnen ontvangen of aan onze klanten te kunnen leveren. Het betreft hier hoofdzakelijk visitekaartgegevens.
2.1.2. Website en Nieuwsbrief
2.1.2.1 Gebruik van 'cookies'*
Tijdens een bezoek aan onze website
www.tmleuven.be kunnen ‘cookies’ op de harde schijf van uw computer geplaatst worden. Een cookie is een tekstbestand dat door de server van een website in de browser van uw computer of op uw mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer u een website raadpleegt. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren, een cookie kan slechts een bepaald IP-adres en dus bijbehorende PC identificeren.
Meer gedetailleerde informatie over het type cookies dat onze website gebruikt, en over hoe u uw cookie-voorkeuren kan wijzigen, vindt u onderaan deze pagina onder de aparte hoofding '*Het gebruik van cookies'.
2.1.2.2 Abonneelijst nieuwsbrief
Om u op de hoogte te houden van onze projecten sturen wij enkele keren per jaar een elektronische nieuwsbrief naar onze abonneelijst. Daartoe worden, na uw expliciete toestemming, uw e-mailadres en taalvoorkeur opgeslagen in onze bestanden op onze server. U kan zich indien gewenst steeds uitschrijven. In dat geval wordt uw mailadres op non-actief gezet voor nieuwsbriefdoeleinden, maar blijft uw mailadres passief in ons bestand staan opdat wij u in de toekomst niet meer aanschrijven met de vraag of u de nieuwsbrief wenst te ontvangen.
2.2 Gegevens die verzameld en verwerkt worden in het kader van welbepaalde projecten
Voor welbepaalde projecten kan het noodzakelijk zijn dat er gegevens verwerkt worden die persoonsgevoelige informatie bevatten.
Als de gegevens van het onderzoek rechtstreeks bij de deelnemer worden verzameld, wordt de deelnemer bij de aanvang van het onderzoek geïnformeerd waarbij uitgelegd wordt welke gegevens worden verzameld, voor welk doel en op welke grondslag, voor hoelang en of de gegevens zullen worden gedeeld met derden. Bij de start van een dergelijk project zal een specifieke privacy clausule of verwerkersovereenkomst opgesteld worden en een nota aangemaakt worden in het door TML beheerde dataregister, dat gecoördineerd wordt door de interne GDPR-verantwoordelijke. De betrokkenen worden in dat geval ook steeds met zorg geïnformeerd zodat ze op basis daarvan hun toestemming kunnen geven.
Eerder verzamelde gegevens mogen op grond van de GDPR ook verder verwerkt worden in het kader van wetenschappelijk onderzoek. Zo mogelijk worden de personen wiens gegevens verwerkt worden opnieuw individueel geïnformeerd over welke gegevens het gaat, voor welk doel en op welke grondslag, voor hoelang en of de gegevens zullen worden gedeeld met derden. Anders wordt de relevante informatie publiek kenbaar gemaakt. Hetzelfde geldt indien eerder verzamelde gegevens worden verkregen via een derde partij.
2.3 Personeelsgegevens
Deze gegevens worden verwerkt in het kader van personeelsbeheer. Het gaat over de persoonsgegevens die voorgeschreven zijn door de wetten, reglementen en onderrichtingen op regionaal, federaal en internationaal vlak inzake het arbeidsrecht, de sociale zekerheid, de fiscale wetgeving, met inbegrip van collectieve en individuele arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen.
3. Hoe verzamelen wij gegevens?
TML verzamelt zowel rechtstreeks als onrechtstreeks gegevens, zoals hieronder uiteengezet.
Rechtstreeks bij de betrokkenen: bv. via e-mail of via onze website (zie punt 2 hierboven), voor informatieve of onderzoeksdoeleinden. Daarbij worden de betrokken steeds via e-mail, via vermelding op de nieuwsbrief/survey of op vraag geïnformeerd over het doeleinde en de manier waarop hun gegevens worden verzameld, en de manier waarop de gegevens zullen bewaard worden.
Onrechtstreeks, via partners: voor bepaalde onderzoeken is het mogelijk dat wij persoonsgevoelige gegevens opvragen via onze projectpartners of onderaannemers. In dat geval wordt steeds een verwerkingsovereenkomst of specifieke clausule opgesteld om de privacy van de betrokkenen te waarborgen.
4. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens?
De verwerking van gegevens gebeurt altijd in het kader van het gerechtvaardigd belang. Het specifieke doeleinde van de gegevensverwerking wordt steeds meegedeeld aan de betrokkenen en genoteerd in het dataverwerkingsregister.
5. Worden de gegevens meegedeeld aan derden?
Het kan soms nodig zijn om gegevens mee te delen aan derde partijen; maar enkel in het geval van een gerechtvaardigd belang en voor welbepaalde doeleinden. In dat geval wordt met die partij een aparte overeenkomst opgesteld om uw privacy te waarborgen. Deze zogenaamde ‘verwerkersovereenkomst’ legt het doel van de gegevensverwerking, de geheimhouding en beveiliging van de gegevens vast. Dat is bijvoorbeeld het geval voor onze websitepartner, die het technisch beheer van onze website voor zijn rekening neemt en daardoor ook toegang heeft tot gegevens die via de site worden verzameld – bijvoorbeeld om de nieuwsbrief te beheren. Een ander voorbeeld van een dergelijke overeenkomst is de verwerkersovereenkomst die wij hebben afgesloten met ons sociaal secretariaat.
6. Hoe worden de gegevens beveiligd?
- De gegevens die verzameld worden in het kader van de nieuwsbrief/website/sociale media worden opgeslagen in een databestand op de server van TML, dat enkel toegankelijk is voor personen werkzaam binnen TML. Daarnaast worden de gegevens ook opgeslagen op de server van onze websitebeheerder, waarmee TML een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met het oog op het naleven van het algemeen privacybeleid van TML.
- Als TML gegevens verzamelt en/of verwerkt in het kader van projecten, wordt dat steeds duidelijk vastgelegd in een clausule of overeenkomst. Bij een enquête of stakeholdersbevraging zal de betrokkene steeds geïnformeerd worden over het doel van de bevraging, de manier waarop de gegevens bewaard en beveiligd worden, en zijn rechten. De gegevens die in dit kader verzameld worden, worden in een aparte folder met paswoordbeveiliging bewaard, die enkel toegankelijk is voor de medewerkers rechtstreeks betrokken bij dit project.
- Personeelsgegevens worden opgeslagen in een databestand op de server van TML, dat binnen TML enkel toegankelijk is voor die werknemers die bevoegd zijn voor personeelsadministratie en - beheer. Daarnaast worden de gegevens die noodzakelijk zijn voor loonadministratie en verzekeringen gedeeld met ons sociaal secretariaat en verzekeringskantoor, waartoe een verwerkingsovereenkomst werd opgesteld.
7. Uw rechten
Een door TML intern aangestelde functionaris voor gegevensbescherming ziet erop toe dat het algemeen privacybeleid nauwlettend wordt nageleefd.
Als u vragen heeft over het bewaren of verwerken van uw persoonsgegevens, inzage, wijzigingen of verwijdering van uw gegevens wenst, dan kan u onze functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer - DPO) e-mailen via het speciaal daartoe voorziene e-mailadres:
[email protected], of uw verzoek per brief sturen naar: Transport & Mobility Leuven, t.a.v. de Data Protection Officer, Dieststesteenweg 71, 3010 Leuven.
Uw vraag zal binnen de termijn van 1 maand worden beantwoord. Bij ingewikkelde verzoeken kan deze termijn met nog 2 maanden verlengd worden, zoals wettelijk bepaald.
Indien u binnen de wettelijke termijn geen antwoord zou ontvangen op uw verzoek, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger).
